Organizacja konferencji na Uniwersytecie Jagiellońskim

Zarządzenie nr 24

Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego

z 25 kwietnia 2016 roku

w sprawie: organizacji kongresów, konferencji, sympozjów, zjazdów 
oraz seminariów w Uniwersytecie Jagiellońskim

Na podstawie § 27 ust. 4 Statutu Uniwersytetu Jagiellońskiego, w celu ujednolicenia zasad organizacji w Uniwersytecie Jagiellońskim kongresów, konferencji, sympozjów, zjazdów oraz seminariów, zwanych dalej „wydarzeniami", zarządzam, co następuje:

1. Jednostka organizacyjna Uniwersytetu Jagiellońskiego realizująca wydarzenie może:
   1. zrealizować wydarzenie samodzielnie;
   2. zrealizować wydarzenie we współpracy z Sekcją Organizacji Konferencji Działu Promocji i Informacji, zwanej dalej „Sekcją";
   3. zrealizować wydarzenie we współpracy z podmiotem zewnętrznym (instytucja naukowa, kulturalna, rządowa, samorządowa itp.) zwanym dalej „współorganizatorem"; przypadek ten nie wyklucza również współpracy z Sekcją;
   4. zlecić realizację wydarzenia podmiotowi zewnętrznemu, którego przedmiotem działalności jest organizacja wydarzeń, w drodze zamówienia zgodnego z procedurami zakupu obowiązującymi na Uniwersytecie Jagiellońskim; sytuacja ta może mieć miejsce tylko w przypadku braku możliwości zorganizowania wydarzenia we współpracy z Sekcją.
2. Organizatorem wydarzenia w rozumieniu niniejszego zarządzenia jest osoba, która koordynuje w imieniu jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego organizację wydarzenia.
3. Jeżeli element programu wydarzenia ma charakter imprezy artystycznej, rozrywkowej lub sportowej, o których mowa w Procedurze dotyczącej zapewnienia bezpieczeństwa imprez organizowanych w Uniwersytecie Jagiellońskim wprowadzonej zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego, organizator wydarzenia zobowiązany jest do zastosowania się do zapisów tej Procedury.

1. Do każdego wydarzenia powinien być opracowany kosztorys zatwierdzony przez organizatora wydarzenia, kierownika jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego realizującej wydarzenie oraz dziekana wydziału i Kwestora UJ.
2. Kosztorys należy złożyć niezwłocznie po podjęciu decyzji o organizacji wydarzenia, nie później jednak niż na 2 miesiące przed terminem jego realizacji.
3. Wzór kosztorysu wydarzenia:
   1. organizowanego samodzielnie przez jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego (§ 1 ust. 1 pkt 1) lub we współpracy z podmiotami zewnętrznymi (§ 1 ust. 1 pkt 3) lub zleconego do realizacji podmiotowi zewnętrznemu (§ 1 ust. 1 pkt 4) określa załącznik nr 1;
   2. organizowanego we współpracy z Sekcją (§ 1 ust. 1 pkt 2) określa załącznik nr 2.
4. Wzory formularzy, o których mowa w ust. 3, dostępne są na stronie http://www.uj.edu.pl/konferencje.
5. Kosztorys wydarzenia organizowanego samodzielnie przez jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego (§ 1 ust. 1 pkt 1) lub we współpracy z podmiotami zewnętrznymi (§ 1 ust. 1 pkt 3) lub zleconego do realizacji podmiotowi zewnętrznemu (§ 1 ust. 1 pkt 4), zatwierdzony zgodnie z ust.1 niniejszego paragrafu, należy złożyć w wersji papierowej w Dziale Budżetowania, Kontrolingu i Analiz.
6. W przypadku wydarzenia organizowanego przez jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego we współpracy z Sekcją (§ 1 ust. 1 pkt 2) należy sporządzić wstępną wersję kosztorysu i przesłać ją na adres e-mail: konferencje@uj.edu.pl w celu weryfikacji przez kierownika Sekcji. Zweryfikowaną wersję kosztorysu, zatwierdzoną zgodnie z ust. 1 niniejszego paragrafu, należy złożyć w wersji papierowej w Sekcji.
7. Wraz z kosztorysem należy złożyć oświadczenie o charakterze wydarzenia, zaopiniowane przez Sekcję ds. Podatków. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 3.

1. Na wydarzenie organizowane samodzielnie przez jednostkę organizacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego zakładane jest zlecenie w systemie SAP. Podstawą do założenia wyodrębnionego zlecenia oraz budżetu na organizację wydarzenia jest kosztorys zaakceptowany przez Kwestora UJ.
2. Wpływów i wydatków z wydarzenia nie należy ujmować w planie wpływów i wydatków jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego na dany rok budżetowy.
3. Wszelkie zmiany we wpływach i wydatkach powodujące spadek wpływów lub wzrost wydatków z tytułu wydarzenia wymagają przedstawienia aktualizacji kosztorysu do akceptacji Kwestora UJ.
4. Po zakończeniu wydarzenia jednostka organizacyjna Uniwersytetu Jagiellońskiego w terminie miesiąca po miesiącu, w którym odbyło się wydarzenie, ma obowiązek złożyć w Dziale Budżetowania, Kontrolingu i Analiz oświadczenie o zakończeniu realizacji wydarzenia, którego wzór określa załącznik nr 4. Na podstawie złożonego oświadczenia Dział Budżetowania, Kontrolingu i Analiz zamyka zlecenie wyodrębnione dla organizacji wydarzenia.
5. Wszelkie zmiany terminu rozliczenia należy zgłaszać w formie pisemnej do akceptacji Kwestora UJ wraz z uzasadnieniem.
6. Ewentualne środki pozostałe z tytułu organizacji wydarzenia zostaną przekazane na MPK jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego organizującej wydarzenie, jako pozostałe wpływy.
7. W przypadku realizacji wydarzenia we współpracy z podmiotem zewnętrznym (§ 1 ust. 1 pkt 3) konieczne jest podpisanie umowy o współpracy ze współorganizatorem (współorganizatorami). Umowa o współpracy powinna określać wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa powinna być zaparafowana przez radcę prawnego.
8. W przypadku zlecenia realizacji wydarzenia podmiotowi zewnętrznemu (§ 1 ust. 1 pkt 4) konieczne jest podpisanie umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki stron. Umowa powinna być zaparafowana przez radcę prawnego. Kosztorys wydarzenia sporządzony zgodnie z załącznikiem nr 1 stanowi integralną część umowy.
9. Pobieranie wpisowego, wystawianie faktur dla uczestników, przygotowanie dokumentów w przypadku zwrotu kosztów podróży dla zaproszonych gości, przygotowanie dokumentów związanych z zawarciem umów o dzieło i umów zlecenia z wykonawcami, przygotowanie innych niezbędnych do rozliczania dokumentów, zapewnia jednostka organizacyjna UJ realizująca wydarzenie. 

1. Sekcja przyjmuje zlecenia na kompleksową organizację wydarzenia, w którym uczestniczy powyżej 60 osób. W przypadku pozostałych wydarzeń Sekcja oferuje profesjonalne doradztwo, a ewentualna kompleksowa ich organizacja uzależniona jest od rocznego harmonogramu pracy Sekcji.
2. W porozumieniu z jednostką organizacyjną Uniwersytetu Jagiellońskiego Sekcja zapewnia koordynację poniższych prac:
   1. uzgadnianie kosztorysu wydarzenia;
   2. rezerwacja sal na obrady, rezerwacja miejsc hotelowych i koordynacja zakwaterowania;
   3. organizacja wyżywienia i uroczystych przyjęć;
   4. oprawa plastyczna;
   5. transport dla uczestników wydarzenia;
   6. tłumaczy symultanicznych oraz sprzęt do tłumaczenia symultanicznego;
   7. organizacja programu turystycznego (wycieczki, zwiedzanie miasta);
   8. przygotowanie materiałów konferencyjnych;
   9. rejestracja on-line uczestników przy pomocy specjalnego systemu do rejestracji uczestników;
   10. obsługa administracyjna i finansowa: pobieranie wpisowego (także płatności kartą kredytową), wystawianie faktur dla uczestników, zwroty kosztów podróży dla zaproszonych gości, przygotowanie umów o dzieło i umów zlecenia z wykonawcami, rozliczanie kosztów całości wydarzenia itp.
3. Wpływów i wydatków z wydarzenia nie należy ujmować w planie wpływów i wydatków jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Jagiellońskiego na dany rok budżetowy.
4. Wszelkie zmiany we wpływach i wydatkach powodujące spadek wpływów lub wzrost wydatków z tytułu wydarzenia wymagają przedstawienia aktualizacji kosztorysu do akceptacji Kwestora UJ.
5. W przypadku realizacji wydarzenia we współpracy z podmiotem zewnętrznym (§ 1 ust. 1 pkt 3) konieczne jest podpisanie ze współorganizatorem (współorganizatorami) umowy o współpracy określającej prawa i obowiązki każdej ze stron. Umowa powinna być zaparafowana przez radcę prawnego. 

1. Jednostka organizacyjna Uniwersytetu Jagiellońskiego, bez względu na formę organizacji wydarzenia, uprawniona jest do wystąpienia z wnioskiem o objęcie wydarzenia Patronatem Honorowym Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego lub o udział Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego w Komitecie Honorowym.
2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, należy złożyć poprzez wypełnienie formularza dostępnego na stronie internetowej www.uj.edu.pl/patronaty lub dostarczenie formularza do Sekcji Promocji Działu Promocji i Informacji nie później niż na 4 tygodnie przed planowaną datą realizacji wydarzenia. Wzór wniosku określa załącznik nr 5.
3. Objęcie wydarzenia Patronatem Honorowym Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego lub udział Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego w Komitecie Honorowym nie oznacza finasowania lub współfinansowania wydarzenia, bezpłatnego udostępnienia pomieszczeń, bezpłatnego udostępnienia materiałów promocyjnych oraz zaangażowania merytorycznego pracowników niebędących pracownikami jednostki organizującej wydarzenie. 

1. Jednostka organizacyjna Uniwersytetu Jagiellońskiego, bez względu na formę organizacji wydarzenia, uprawniona jest do otrzymania odpłatnie materiałów konferencyjnych i promocyjnych.
2. Na stronie internetowej http://www.promocja.uj.edu.pl znajdują się informacje o dostępnych materiałach promocyjnych zawierających znaki towarowe (logo) Uniwersytetu Jagiellońskiego wraz z cennikiem i formularzem zamówienia.

Do organizacji wydarzeń będących przedmiotem niniejszego zarządzenia przez podmioty, o których mowa w § 1, mają zastosowanie przepisy:

• ustawy o finansach publicznych,
• ustawy Prawo zamówień publicznych,
• a w przypadku, o którym mowa w § 1 ust. 3, również przepisy ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych
• i zarządzenie Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego wprowadzające procedurę dotyczącą zapewnienia bezpieczeństwa imprez organizowanych w Uniwersytecie Jagiellońskim,
• a także zarządzenia Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego w sprawie: wysokości opłat za korzystanie z pomieszczeń i powierzchni Uniwersytetu Jagiellońskiego,
• w sprawie udostępniania podmiotom zewnętrznym znaków towarowych Uniwersytetu Jagiellońskiego,
• w sprawie Systemu Identyfikacji Wizualnej Uniwersytetu Jagiellońskiego,
• w sprawie Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych Uniwersytetu Jagiellońskiego (z wyłączeniem Collegium Medicum).